Fragen & Antworten zur Ombudsstelle, zum Meldeverfahren nach dem Hinweisgeberschutzgesetz und Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz sowie zum internetbasierten Meldesystem bei BLUME2000 SE („BLUME2000“)
I. Was ist eine Ombudsstelle / Beschwerdestelle („Meldesystem“)?
BLUME2000 hat im Zuge der Bekämpfung von Verstößen gegen gesetzliche Vorschriften und/oder unternehmensinterne Compliance-Regeln sowie von Verstößen gegen menschenrechts- und umweltbezogene Sorgfaltspflichten eine externe Rechtsanwältin als Ombudsanwältin und Ansprechpartnerin für unser Meldesystem berufen. Die Ombudsanwältin steht allen Hinweisgebenden zur Verfügung, die einen vertraulichen Hinweis auf Unregelmäßigkeiten bei BLUME2000 geben möchten.
II. Wer kann sich an das Meldesystem wenden?
Unser Meldesystem, das durch unsere Ombudsanwältin betrieben wird, steht grundsätzlich allen zur Verfügung, die Hinweise auf rechtswidriges Verhalten geben können. Dies können Mitarbeitende, Kundinnen und Kunden oder sonstige Dritte sein. Entgegengenommen werden alle Hinweise, bei denen die hinweisgebende Person den Verdacht auf einen Verstoß hat und die sich in dem vorgegebenen Themenbereich befinden.
III. Zu welchen Themen können Hinweise abgeben werden?
Das Meldesystem steht für Hinweise bezüglich Gesetzes- und Regelverstöße sowie menschenrechts- und umweltbezogene Risiken und Sorgfaltspflichtverletzungen zur Verfügung, sofern diese unser Unternehmen, unseren Geschäftsbereich oder unsere Zulieferer entlang der gesamten Lieferkette betreffen.
Die Themen der Meldeinhalte beinhalten insbesondere folgendes:
- Korruption, Geldwäsche, Bestechung, Terrorismusfinanzierung, Verstöße gegen Exportkontrollen
- Wettbewerbswidriges Verhalten
- Verstöße gegen interne Richtlinien von BLUME2000 (z.B. Einkaufsrichtlinien)
- Produktsicherheit
- Diskriminierung, Mobbing, Grundrechte
- Gesundheit, Betriebssicherheit, Arbeitsschutz
- Personalthemen, einschließlich Missachtung von Arbeitsanweisungen
- Datenschutzverstöße
- Kartellrechtsverstöße
- Sachverhalte im Sinne des Hinweisgeberschutzgesetzes
- Verstöße gegen menschenrechts- und umweltbezogene Sorgfaltspflichten.
Das Meldesystem ist nicht für Beschwerden bezogen auf das operative Geschäft gedacht. Hinweise, die über das Meldesystem gemeldet werden und die Sachverhalte außerhalb des definierten Themenbereiches betreffen, werden an die entsprechende Kontaktstelle vorbehaltlich der Zustimmung des Hinweisgebenden weitergeleitet oder es werden die entsprechenden Kontaktstellen benannt.
IV. Wie können Hinweise abgegeben werden?
Unsere Mitarbeitenden können sich mit Hinweisen jederzeit an die jeweils vorgesetzte Person, die Personalabteilung oder den Betriebsrat bei BLUME2000 wenden.
Darüber hinaus stehen der hinweisgebenden Person verschiedene weitere Meldekanäle zur Verfügung.
1. An eine Rechtsanwältin als Ombudsanwältin und Ansprechpartnerin für unser Meldesystem:
Darüber hinaus stehen der hinweisgebenden Person verschiedene weitere Meldekanäle zur Verfügung.
1. An eine Rechtsanwältin als Ombudsanwältin und Ansprechpartnerin für unser Meldesystem:
Rechtsanwältin Dr. Kathrin J. Niewiarra
Philippistrasse 11
4. Per Telefon: +49 (0) 30 / 4036750- 19
5. Per Brief: Siehe Postadresse der Ombudsfrau
Die Hinweise können in Deutsch und Englisch abgeben werden.
Die Hinweise können in Deutsch und Englisch abgeben werden.
Außerdem besteht die Möglichkeit der Abgabe von Meldungen an die Ombudsanwältin über unser elektronisches Meldesystem in über 30 Sprachen. Mit Einwilligung des Hinweisgebenden ist auch eine Zusammenkunft im Wege der Bild- und Tonübertragung möglich.
Bei Nutzung des Meldesystems entstehen für die hinweisgebende Person keine Kosten. Es entsteht auch kein Mandatsverhältnis zur Ombudsanwältin. Diese ist allein Beauftragte von BLUME2000 SE.
Neben unseren oben genannten internen Meldekanälen können Personen sich auch an eine externe Meldestelle wenden. Externe behördliche Meldestellen existieren beim Bundesamt für Justiz, bei der Bundesfinanzaufsicht oder beim Bundeskartellamt. Die Länder richten eigene externe Meldestellen ein, außerdem kann eine externe Meldung auch bei den Organen und Einrichtungen der EU erfolgen. Weiterführende Informationen werden von den jeweiligen externen Meldestellen auf ihren Internetseiten bereitgestellt.
V. Wie wird die Vertraulichkeit sichergestellt und die hinweisgebende Person geschützt?
Der Schutz und die Vertraulichkeit des Hinweisgebenden sind wesentliche Bestandteile unseres Meldeverfahrens und werden von uns sehr ernst genommen. Während des gesamten Verfahrens werden je nach Einzelfall individuelle Maßnahmen erarbeitet und ergriffen, um den Schutz des Hinweisgebenden vor Benachteiligung oder Bestrafung aufgrund von abgegebenen Hinweisen zu gewährleisten. Einschüchterungsversuche, Drohungen oder Benachteiligungen am Arbeitsplatz gegenüber Hinweisgebenden werden nicht geduldet. Wenn Sie aufgrund eines Hinweises Einschüchterungen, Drohungen oder Repressalien erleiden, wenden Sie sich damit bitte an unsere Ombudsanwältin, die jeweils vorgesetzte Person, die Personalabteilung oder den Betriebsrat bei BLUME2000.
Als Rechtsanwältin unterliegt die Ombudsanwältin außerdem der anwaltlichen Verschwiegenheitspflicht. Die Kontaktaufnahme als auch alle Informationen und Hinweise werden absolut vertraulich behandelt. Dies ist durch eine gesonderte Datenschutzvereinbarung mit BLUME2000 als Auftraggeber abgesichert.
Nur mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung wird Ihre Identität gegenüber BLUME2000 offengelegt. Sollte es aufgrund Ihrer Informationen zu Ermittlungen der Strafverfolgungsbehörden kommen, ist die Vertraulichkeit durch die anwaltliche Verschwiegenheitspflicht auch gegenüber diesen Institutionen gewährleistet. Wir weisen darauf hin, dass gesetzliche Auskunftspflichten Ausnahmen vom Vertraulichkeits- und Verschwiegenheitsgebot gebieten können.
VI. Was passiert mit einem abgegebenen Hinweis?
Die Ombudsanwältin prüft die eingehenden Hinweise und unternimmt eine rechtliche Erstbewertung. Diese wird an die interne Kontaktstelle für abgegebene Meldungen der BLUME2000 zur weiteren Prüfung des Sachverhaltes und zur Ergreifung von Folgemaßnahmen weitergeleitet, sofern die hinweisgebende Person der Weitergabe zugestimmt hat. Eine absolut vertrauliche Behandlung der Hinweise wird garantiert. Soweit sich die Hinweise konkretisieren lassen, werden weitere Maßnahmen eingeleitet. Sollten sich die Hinweise als gegenstandslos herausstellen, wird die Untersuchung beendet. Zudem erfolgt eine Löschung aller personenbezogenen Daten entsprechend den datenschutzrechtlichen Vorgaben. Die jeweils gesetzlich vorgeschrieben Dokumentationsvorgaben werden eingehalten. Die Aufgaben der internen Kontaktstelle für Meldungen nach dem HinSchG und LkSG werden wahrgenommen von Ada Dörfler (Datenschutzmanagerin/ Legal Counsel, BLUME2000 SE), E-Mail: compliance@blume2000.de
Die einzelnen Schritte:
1. Eingang des Hinweises
1. Eingang des Hinweises
Der Eingang des Hinweises wird dokumentiert und die hinweisgebende Person erhält spätestens nach sieben Tagen eine Empfangsbestätigung von der Ombudsanwältin.
2. Überprüfung des Hinweises
2. Überprüfung des Hinweises
Die Ombudsanwältin ordnet den Hinweis thematisch ein und untersucht ihn auf Plausibilität. Ist der Hinweis plausibel, wird er bei ausdrücklicher Zustimmung der hinweisgebenden Person zur Sachverhaltsaufklärung unter Wahrung der Vertraulichkeit an die interne Kontaktstelle weitergeleitet. Hinweise, die diesen selbst betreffen, werden direkt an die Geschäftsführung weitergeleitet. Hinweise, die die Geschäftsführung betreffen, werden nach vorheriger Abstimmung zwischen der internen Kontaktstelle und der Ombudsanwältin entsprechend der internen Richtlinien weitergeleitet.
Sofern dies von der hinweisgebenden Person erwünscht ist, bleibt die Ombudsanwältin während des gesamten Verfahrens in Kontakt. Über die Art und Weise der Kontaktgestaltung entscheidet jedoch einzig die hinweisgebende Person.
Ist der Hinweis nicht plausibel, wird das Verfahren eingestellt und die hinweisgebende Person informiert sowie entsprechend dokumentiert.
3. Aufklärung des Sachverhalts
Die Ombudsanwältin klärt den Sachverhalt in Abstimmung mit der internen Kontaktstelle unter vollem Einsatz der verfügbaren Mittel einzelfallbezogen, bedarfsgerecht und zeitgerecht auf. Dabei wird zunächst überprüft, ob ausreichend Informationen für die Aufklärung des Sachverhalts vorhanden sind. Ist dies nicht der Fall, wird die hinweisgebernde Person von der Ombudsanwältin kontaktiert, um weitere Informationen zu erfragen.
Ist eine Kontaktaufnahme von der hinweisgebenden Person nicht erwünscht und können auch anderweitig keine ausreichenden Informationen für die Sachverhaltsaufklärung zusammengetragen werden, wird das Verfahren eingestellt. Kann kein Fehlverhalten oder Risiko im Unternehmen oder bei den Geschäftspartnern bzw. Zulieferern festgestellt werden, wird das Verfahren ebenfalls eingestellt. Die hinweisgebende Person wird hierüber entsprechend informiert.
4. Erarbeitung von Lösungen / Ergreifen von Folgemaßnahmen
4. Erarbeitung von Lösungen / Ergreifen von Folgemaßnahmen
Wird ein Fehlverhalten oder Risiko festgestellt, werden auf Grundlage der gesammelten Informationen geeignete Präventions- und/oder Abhilfemaßnahmen erarbeitet. Sofern dies möglich, sinnvoll und von ihm erwünscht ist, wird der Hinweisgebende bei der Erarbeitung der Präventions- und/oder Abhilfemaßnahmen einbezogen.
Der Hinweisgebende erhält spätestens drei Monate nach der Empfangsbestätigung eine Rückmeldung durch die Ombudsanwältin über die geplanten sowie bereits ergriffene Maßnahmen sowie der Gründe für diese, soweit dadurch (interne) Untersuchungen und die Rechte der Personen, die Gegenstand eines Hinweises sind, nicht beeinträchtigt werden und dies im Rahmen des rechtlich Zulässigen möglich ist.
5. Einleitung von Abhilfemaßnahmen und Nachverfolgung sowie Wirksamkeitsüberprüfung
5. Einleitung von Abhilfemaßnahmen und Nachverfolgung sowie Wirksamkeitsüberprüfung
Die beschlossenen Präventions- und/oder Abhilfemaßnahmen werden eingeleitet und die Umsetzung von einem dafür eingesetzten Verantwortlichen nachverfolgt.
Außerdem überprüft BLUME2000 die Wirksamkeit des Meldeverfahrens jährlich und anlassbezogen. Hierzu wird insbesondere das Feedback der hinweisgebenden Person - soweit vorhanden - herangezogen. Bei Bedarf werden Anpassungen vorgenommen.
Außerdem überprüft BLUME2000 die Wirksamkeit des Meldeverfahrens jährlich und anlassbezogen. Hierzu wird insbesondere das Feedback der hinweisgebenden Person - soweit vorhanden - herangezogen. Bei Bedarf werden Anpassungen vorgenommen.
VII. Sind negative Konsequenzen zu befürchten, wenn ich eine Meldung erstatte?
Wird eine Meldung bestem Wissen und Gewissen abgegeben, entstehen der hinweisgebenden Person keine Nachteile im Unternehmen. Setzt eine Person jedoch bewusst eine falsche oder bösgläubige Meldung ab bzw. hat diese selbst gegen geltende Verhaltensregeln verstoßen, behält sich BLUME2000 rechtliche Schritte vor.
VIII. Was, wenn sich der Inhalt der Meldung nachträglich als falsch herausstellt?
Wichtig ist, dass die hinweisgebende Person zum Zeitpunkt der Meldung geglaubt oder angenommen hat, dass der Inhalt wahr ist, und dass die Meldung nicht mit missbräuchlicher Absicht abgegeben wurde. Wenn sich nach der Abklärung des Sachverhalts herausstellt, dass der Hinweis nicht begründet war, hat die hinweisgebende Person keine negativen Konsequenzen zu befürchten.
IX. Was geschieht, wenn ich selbst in den Missstand verwickelt bin?
Auch dann wird die hinweisgebende Person ermuntert, den fraglichen Sachverhalt zu melden. Bei der Untersuchung des Sachverhalts und der allfälligen Sanktionierung wird dies, soweit rechtlich möglich, angemessen berücksichtigt.
X. Entstehen der hinweisgebenden Person durch die Inanspruchnahme des Meldesystems Kosten?
Für die hinweisgebende Person entstehen keine Kosten.
XI. Entsteht durch den Hinweis ein Mandatsverhältnis mit der Ombudsanwältin?
Nein, es kommt kein Mandatsverhältnis zustande. Die Ombudsanwältin ist und bleibt Beauftragte von BLUME2000. Jedoch besteht durch das Rechtsverhältnis der Ombudsanwältin mit BLUME2000 als Auftraggeberin eine „(Schutz-)Wirkung“ zugunsten der hinweisgebenden Person. Hierdurch kann die Ombudsanwältin der hinweisgebenden Person gern in den praktischen Fragen des Einzelfalls informell beraten, jedoch ist es ihr nicht möglich, die rechtlichen Interessen der hinweisgebenden Person als „ihre oder seine“ Anwältin zu vertreten.